Los 8 mejores consejos de Mihai para una gran asistencia técnica al cliente

Ofrecer una excelente atención al cliente es esencial para cualquier empresa. No sólo ayuda a retener a los clientes existentes, sino que también puede conducir a nuevos negocios a través de las recomendaciones boca a boca. En este post, abordaremos la importancia de las habilidades más suaves que conducen a ganarse la confianza y a una alta satisfacción del cliente

Antes de llegar a la dirección de operaciones, empecé mi carrera como ingeniero de soporte técnico. En mis primeros días en el trabajo recibí una petición bastante peculiar: ¡ayudar a limpiar el suelo de nuestra sala de conferencias para una importante reunión que se avecinaba! Mi jefe en aquel momento, que ahora resulta ser el Director Técnico de TMT Analysis, Lucian Gheorghe, me preguntó si podía ayudarle con esto y mi respuesta en aquel momento fue “por supuesto… ¡sí!” sin pensármelo dos veces.

Quería apoyar a mi jefe en lo que necesitara en ese momento. Tenía que prepararse para esta importante reunión, y yo quería ayudarle en lo que pudiera. Barrí el suelo, limpié las mesas, las ventanas e incluso ordené las sillas. Básicamente, me ocupé de que todo lo relacionado con la tarea estuviera cuidadosamente atendido.

He pensado a menudo en este trabajo inicial en los años transcurridos desde entonces. De hecho, mis compañeros han hecho muchas bromas sobre el hecho de que la primera tarea de un ingeniero técnico era limpiar la sala de reuniones, y creo que en general hice un trabajo bastante bueno. Esta primera tarea, junto con la experiencia acumulada durante los más de 15 años posteriores en operaciones, me ha llevado a crear lo que yo llamo “Los 8 mejores consejos para un gran soporte técnico“.

Es posible que algunos de ellos no estén relacionados con mi historia y se podría decir que hay muchos otros principios importantes, pero aquí están mis 8 principales.

1. Sé rápido: Es importante responder a las solicitudes lo antes posible para evitar frustrar a tus clientes. Así mantienes un alto nivel de satisfacción y demuestras que sus preocupaciones son una prioridad para ti y que valoras su negocio.
2. Utiliza un lenguaje sencillo: Asegúrate de utilizar una terminología fácilmente comprensible para el cliente. Aunque tengas una respuesta técnicamente correcta, no será eficaz si el cliente no la entiende. No caigas en la trampa y culpes al cliente por no entender tus mensajes de soporte.
3. Muestra empatía y atención: Preocúpate de verdad por el negocio del cliente y por el problema que tiene. Escucha atentamente lo que te dicen, ya que comprender exactamente el problema es clave para encontrar una solución mejor y más rápida.
4. Comunica con claridad: Asegúrate de que cualquier correo electrónico de apoyo tenga una idea y una estructura claras. El formato que considero que funciona mejor es: una introducción, un mensaje principal y una conclusión. Mantén tu mensaje breve y directo. Cualquier palabra de más sobre el mínimo requerido rebaja la calidad del mensaje. Pide opinión cuando tengas dudas.
5. Resolver el problema: Un equipo de atención al cliente profesional siempre se esforzará por encontrar una solución al problema de un cliente. Esto puede implicar ofrecer soluciones temporales o alternativas, pero lo más importante es quitarles el problema de la cabeza. Recuerda que tu objetivo es facilitar la vida de tus clientes, no aumentar su estrés.
6. Mantén tus promesas: Es importante cumplir siempre tu palabra y no evitar al cliente si algo va mal. Cualquier respuesta es mejor que ninguna. Es importante hacer siempre lo que prometes y respetar los plazos que das. Si hay retrasos imprevistos, eres tú quien debe informar al cliente y trabajar para encontrar una solución.
7. Sé un único punto de contacto: En la medida de lo posible, esfuérzate por ser la única persona de apoyo con la que el cliente necesite ponerse en contacto. Si los conocimientos necesarios para atender las necesidades del cliente superan los tuyos, puedes proporcionarle la mejor experiencia concertando una llamada con miembros del personal más adecuados.
8. Utiliza el poder de tu jefe: Plantéate solicitar herramientas mejores o más eficaces y sugiere formas de optimizar tu entorno de trabajo. Documenta las dificultades que encuentres y preséntalas a tu jefe, ¡que es el responsable de resolverlas!

En conclusión, en TMT ID nos comprometemos a ofrecer la mejor experiencia al cliente y buscamos continuamente formas de mejorar. Nuestras encuestas de satisfacción del cliente reflejan esta dedicación, y si tienes alguna sugerencia o pregunta no dudes en ponerte en contacto con nosotros por correo electrónico, por teléfono o mediante la función de chat que ofrecemos en nuestro sitio web.